Hoe organiseer je een evenement of project? Waar moet je rekening mee houden? Dit artikel is onderdeel van een reeks die zich richt op het plannen en organiseren van een evenement. Spreekt dit jou aan? Lees dan verder!
In het vorige artikel hebben we gekeken naar hoe je kunt beginnen een idee in kaart te brengen. Nu dat idee er ligt duikt de volgende vraag op: hoe voer je het allemaal uit? En doe je dat alleen of schakel je de hulp van anderen in?
Check, Check, en Dubbel-Check!
De eerste stap in dit proces is alles noteren. Zo is het makkelijk te zien wie waarvoor verantwoordelijk is. Hier kun je checklists voor gebruiken! Op die manier worden data en gegevens op een rijtje gezet. Samen vormt deze informatie jouw draaiboek.
In het draaiboek staan alle benodigde dingen zoals de planning, maar ook de budgetering, contactgegevens, achtergrondinformatie, en meer. Zie het als een soort handleiding. Als je alle informatie hierin bijhoudt is deze snel terug te vinden wanneer je ze nodig hebt.
Klik hier om ons voorbeeld draaiboek te downloaden. Je kunt rechtstreeks in het bestand werken. Zo hoef je niet met een blanco pagina te beginnen maar kun je gelijk aan de slag!
Locatie, Locatie…
Vorige keer hebben we de kwestie van locaties al een beetje aangestipt, maar er komt meer bij kijken dan alleen een kostenplaatje. Denk na over wat voor jouw doelgroep belangrijk is aan een locatie.
Is er een parkeergelegenheid in de buurt? Is het ver lopen en komen er mensen die minder goed te been zijn? Moet de locatie rolstoel-geschikt zijn? Is er een invalidentoilet? Het is goed om hier rekening mee te houden.
De website visitarnhem.com heeft een pagina over rolstoeltoegankelijkheid in Arnhem. Wat iets meer informatie biedt is de ongehinderd.nl app waar recenties te vinden zijn over de toegankelijkheid van onder andere parkeerplaatsen, toiletten, en locaties.
Het is lastig om hierover online informatie te vinden, dus kan het het beste zijn om een locatie te bellen als je twijfels hebt.
Ook niet onbelangrijk is dat de seizoenen een rol kunnen spelen in welke locatie jou meer trekt. Een meeting plannen in het stadspark lijkt misschien mooi in mei, maar als het evenement pas plaatsvindt in oktober is dat wellicht een minder geschikte keuze…
Plannen VS Managen
Plannen en managen zijn heel verschillende bezigheden, al wordt er vaak over deze twee tegelijkertijd gesproken. Wil jij beide rollen wel spelen?
Als planner van een evenement regel je alles voor de dag van het evenement. Je zorgt dat informatie opgeschreven staat van a tot z, van locatie tot koekjes bij de koffie. Je bent weken tevoren bezig met mogelijke problemen voorkomen door slim te regelen en plannen.
Als manager, daarentegen, ben je op de dag zelf druk in de weer met de uitvoering. Er zullen ondanks het zorgvuldige planwerk problemen voorvallen, zoals dat er niet genoeg koekjes zijn. En wie kan er zo snel gemist worden om een glutenvrij alternatief halen?
Liefst zien we dat deze dingen in de planfase opgelost zijn, maar zelfs met de beste planning ter wereld is er altijd iets dat op het laatste moment rechtgetrokken moet worden. On the spot, dus! Als evenement manager moet jij je daarmee bezig houden.
Kort samengevat: de planner is de architect en de manager is de voorman.
In dit artikel van eerstehulpbijpartyplanning.nl wordt er puntsgewijs gekeken naar de verschillende verantwoordelijkheden van deze rollen. Jouw event is dan misschien niet per se een feestje met ballonnen, maar deze bezigheden zijn vrij universeel!
Kosten Begroten
Bij een evenement ontkom je er niet aan: het budget. Het is vast niet onmogelijk om iets te organiseren en er geen cent op toe te leggen, maar hier gaan we ervan uit dat er kosten gemaakt gaan worden. Daarom is het goed om een budget op te stellen!
Je kunt niet vooraf voorspellen hoeveel je precies zult uitgeven – dat weet je achteraf pas – maar door een begroting te maken weet je hoeveel kosten je kunt verwachten. Tip: door hoger te gaan zitten in je budget dan je vermoedt kwijt te zijn, kom je nooit geld te kort. Andersom kan vies tegenvallen.
Per evenement zal een begroting verschillen, maar toch zijn er bepaalde factoren die je bij vrijwel ieder evenement kunt meenemen in zo’n berekening. Bijvoorbeeld hoeveel mensen er komen, waar het gehouden wordt, of er een lunch is inbegrepen… om er een paar te noemen.
Dit artikel op evenementenorganiseren.nl gaat wat dieper in op de verschillende factoren waar je rekening mee kunt houden, en heeft een paar handige rijtjes in het artikel staan over kostenposten.
Een goed begin is het halve werk!
Hopelijk helpen deze overwegingen het evenement concreet te maken. Er komt nog meer kijken bij een evenement organiseren, maar als je al deze punten hebt staan in je draaiboek ben je al een eind op weg!
Volgende keer: De Promotie
In het volgende artikel gaan we met onze neus op de marketing en promotie van een evenement zitten!
Heb jij nog een tip of goed idee? Laat het ons weten in de comments!
Kom je er niet uit?
Geen paniek. Neem contact met ons op, we helpen je graag verder!
Stadskracht is er voor burgerinitiatieven en vrijwilligersorganisaties en ondersteunt, deelt kennis en verbindt. We staan naast je en gaan samen met jou op weg. We weten wat er in Arnhem mogelijk is en hoe het werkt. We helpen je verder en laten niet los tot het is opgelost.
Wil je meer weten over de mensen achter Stadskracht Arnhem, wat we doen en wat we voor je kunnen betekenen? Bekijk de pagina ‘Over ons’.
Regelmatig een dosis inspiratie en informatie in je inbox? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Foto door Jess Bailey via Unsplash
